CyberWinson 2006-3-22 09:20 PM
用合併列印瞬間產生不同收件者的郵寄標籤
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[b][color=#ed686a]用合併列印瞬間產生不同收件者的郵寄標籤
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[/color][/b]作者：楊健則（本文摘自《PC Office》NO.104 3月號） ].O&sh P%w
你一定曾收到不少寫有你的姓名、地址，不過，信件內容卻是大同小異的廣告信，通常在寄送這類的廣告信件前，一定需要填寫大量、不同收件者的資料，但是，如果真的要逐筆填寫的話，恐怕得花費不少時間。
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因此，這個時候如果能夠善用Word的「合併列印」功能的話，那麼，你就可以透過功能變數的篩選，直接從其它文件檔案，或者是資料庫抓取不同收件者的姓名、地址，套用在相同內容的信件中，來大量產生收件者不同的信件、郵寄標籤，而除了最常應用的信件、郵寄標籤，這類的功能變數也可以應用在文件的日期時間或其它位置，讓合併列印的自動化功能來大幅節省重複輸入的寶貴時間。j1I9{ b
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[color=#333366][b]選取合併列印資料來源[/color][/b]
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在使用合併列印功能前，最好先準備好收件者的資料清單，不論是使用Outlook通訊錄，或是直接使用Excel表格甚至是純文字文件的清單都能直接使用。若你是初次使用合併列印功能，可以依照工作窗格的指示，先從設定文件類型開始，接著匯入收件者清單，並依照信件內容預留功能參數的位置。
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1.選擇下拉式功能表的「工具」/「信件與郵件」/「合併列印」開啟合併列印的工作窗格（圖1）。 Z1` ~nq"`
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2.依照工作窗格的指示分別選取文件類型並開始編輯文件後，你就可以選擇用現有的文件清單或Outlook的通訊錄做為收件者清單的資料來源（圖2）。0^ L1KCe-o"eT$p Y
3.在清單中可以直接勾選收件者，若其中有需要修改的部份也可以直接編輯（圖3）。&~ ^ `$Eq|8hMh
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[color=#333366][b]插入功能變數與資料欄位[/color][/b]n'R(h.Z;Y XS
在文件中最實用的功能變數大概非日期莫屬，藉由插入時間的功能變數，文件便能直接使用編輯文件時的日期。而在合併列印的文件中，收件者的資料其實也是功能變數的一種，因此在寫文件內容時就必須先預留未來插入資料欄位的位置，之後依照位置的屬性插入不同的資料欄位。QD:R'F tN1d
1.若要在文件中插入動態日期，可以從下拉式功能表選擇插入功能變數（圖4）。7c V0ge7e
2.在欄位名稱中選擇Date，並在欄位內容中挑選想要的格式（圖5）。
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3.繼續之前合併列印的步驟，先以一般文書的方式寫完文件內容，之後再依文件的形式插入適當的合併欄位（圖6）。
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[color=#333366][b]預覽、修改合併列印文件[/color][/b]
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在適當的位置插入資料欄位後，你可以直接預覽合併列印的文件，這樣就能再次確認收件者資料在文件中的最後狀態，或是排除多餘的收件者。最後完成合併列印時。可以直接送出至印表機列印。若要再針對個別信件最不同的編修，就直接選擇編輯各別信件，這樣就會將文件另行合併至新的Word文件中讓你繼續編輯。?\{Wy sw
1.依照文件內容在適當的地方插入資料欄位，同時也可以稍微修改文件的內容以便之後的細部編修作業（圖7）。
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2.繼續工作窗格的步驟就能預覽套用不同收件者的文件狀態，同時也可以在這時直接排除多餘的收件者（圖8）。i.M `"w1Kc L$g
3.最後你可以直接由印表機輸出或文件合併至新的Word檔案中，針對不同的收件者進行細部編修（圖9）。
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